Programme de conformité des syndics autorisés en insolvabilité du Bureau du surintendant des faillites

Dans le cadre de sa responsabilité visant à contrôler l’administration des actifs et des affaires en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LFI), le Bureau du surintendant des faillites (BSF) surveille les activités des syndics autorisés en insolvabilité (SAI) afin de valider la conformité de ceux-ci avec la loi, les règlements, les instructions et les politiques en matière d’insolvabilité.

Le texte a pour but de renseigner les SAI sur les enjeux de conformité que le BSF juge prioritaires ainsi que sur les moyens par lesquels le BSF se livre à la surveillance et à la validation de la conformité.

1. Éléments centraux de la surveillance de la conformité des SAI:

Priorités annuelles en matière de conformité

Tous les ans, le BSF désigne une ou plusieurs priorités en matière de surveillance de la conformité. Ces priorités peuvent porter sur des exigences réglementaires nouvelles ou révisées, ainsi que sur les risques en matière de conformité relevés dans le cadre des activités de surveillance.

Exemple : Instruction no 33, Désignation de syndic et publicité par les syndics

Priorités permanentes en matière de conformité

Les activités d’examen de la conformité sont menées de façon cyclique afin de valider la conformité des SAI dans des secteurs de risque fondamentaux, notamment :

  1. Gestion des fonds en fiducie de l’actif
  2. Gestion de l’administration des dossiers
  3. Pratiques opérationnelles des SAI

Enjeux soulevés dans les plaintes déposées en vertu de la loi

La section de traitement des plaintes du BSF examine et évalue les plaintes particulières qui lui sont adressées au sujet de questions d’insolvabilité afin de déterminer s’il y a eu non-conformité aux lois, règlements, instructions et politiques en matière d’insolvabilité.

En savoir plus sur les normes de service du BSF et les types de plaintes qu’il examine.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les questions visées par la surveillance de la conformité des SAI par le BSF, veuillez consulter l’annexe A.

2. Approche utilisée par le BSF pour surveiller et valider la conformité

L’approche utilisée pour valider la conformité des SAI varie suivant la matière. En règle générale, le BSF cherche à parfaire ses méthodes de validation afin d’optimiser l’efficacité et de réduire au minimum le fardeau imposé aux SAI.

Le BSF privilégie quatre approches courantes :

Communications proactives

  • Les exigences en matière de conformité sont énoncées dans des communications comme les Avis aux SAI pour garantir que les exigences réglementaires nouvelles ou révisées sont correctement mises en œuvre ou pour répondre à la détection d’un risque nouveau.
  • La méthode privilégiée est la communication préalable de renseignements clairs sur l’enjeu réglementaire et sur les exigences particulières en matière de conformité ainsi que leurs délais connexes. Par la suite, la conception et l’exécution des activités de surveillance visent à réduire au minimum, voire à éliminer le fardeau en matière de rapports imposé aux syndics conformes.

Examen des rapports de syndic, dossiers et documents du système de dépôt électronique par le personnel des bureaux de division

  • Le personnel des bureaux de division du BSF examine et analyse l’information tous les ans afin de valider la conformité des SAI avec les priorités permanentes en matière de conformité.
  • Si des documents supplémentaires sont nécessaires, un analyste communique généralement par courriel ou au téléphone avec le personnel pertinent du bureau du SAI.
  • Si des problèmes sont relevés lors d’une activité d’examen, un analyste assure un suivi auprès du SAI afin de régler la question. À titre d’exemple, l’analyste peut demander une explication ou des renseignements ou documents supplémentaires au sujet de l’activité.
  • Si une non-conformité est constatée, ou si le problème tarde à se régler avec le SAI, le BSF poursuit son interaction avec le SAI et multiplie ses demandes, au niveau local en premier lieu, jusqu’à ce que le SAI se conforme.

Visites de bureaux de SAI

Menées à intervalles réguliers par le personnel du BSF en tenant compte des risques liés à la conformité, les visites de bureaux de SAI servent également de moyen de validation de la conformité. Elles sont habituellement organisées de façon à valider le respect des priorités annuelles et permanentes en matière de conformité , et ont un mandat plus vaste et détaillé que les activités effectuées par le bureau de division. Ces visites peuvent également être motivées par la découverte de risques particuliers liés à la conformité.

Déroulement des visites de bureaux de SAI

  • Les SAI obtiennent généralement un préavis minimal de deux semaines de la visite de leurs bureaux. Une date et une heure sont fixées d’un commun accord avec le SAI.
  • Au moment de fixer la date de la visite, l’analyste fournit au SAI un questionnaire sur ses pratiques opérationnelles qu’il est tenu de remplir avant le début de la visite.
  • Dans la mesure du possible, la visite porte simultanément sur l’établissement/le bureau au complet et tient compte de la structure opérationnelle de l’établissement.
  • À la fin de la visite, une séance de compte rendu a lieu pour examiner les constatations de l’analyste et en discuter, et pour permettre au SAI de fournir des renseignements supplémentaires, au besoin.
  • Le rapport définitif sur la visite expose le niveau de conformité du SAI avec les secteurs de risque examinés. Il est remis au SAI dans les 30 jours après la séance de compte rendu. Le SAI dispose ensuite de 30 jours à compter de la date de réception du rapport pour répondre à celui-ci et expliquer ce qu’il compte faire pour se conformer aux mesures correctives recommandées.

Obligations des SAI pendant une visite de leurs bureaux par les employés du BSF

  • Composer avec la présence de l’analyste ou des analystes du BSF dans leurs bureaux pendant une période fixe, laquelle sera communiquée au préalable.
  • Remplir un questionnaire concernant leurs pratiques opérationnelles avant le début de la visite.
  • Faciliter les demandes de documentation pendant ou après l’examen.

Examen et validation des plaintes

La section de traitement des plaintes du BSF reçoit, examine et évalue les plaintes déposées au sujet de questions d’insolvabilité afin de déterminer s’il y a eu non-conformité aux lois, règlements, instructions et politiques en matière d’insolvabilité. Lorsqu’une plainte déposée vise un SAI, un analyste de l’équipe de traitement des plaintes du BSF peut communiquer avec le SAI pour lui demander de fournir au BSF des renseignements ou des documents.

3. Rétroaction et questions

Le BSF accueille favorablement les commentaires des SAI et des intervenants concernant ses activités de surveillance de la conformité. Toute suggestion ou question peut être adressée au Centre de services national.

Notre site Web comprend aussi une liste des cadres supérieurs dans l’ensemble du pays auxquels on peut renvoyer des enjeux opérationnels particuliers.

Annexe A : Précisions sur la surveillance de la conformité des SAI par le BSF

1. Gestion des comptes en fiducie

Le BSF analyse les renseignements bancaires du SAI sur les actifs. Voici des exemples de questions susceptibles de motiver un suivi :

  • Écart entre le solde du compte bancaire et le solde du compte en fiducie concilié du syndic
  • Solde négatif du compte en fiducie de dossiers ouverts
  • Dossiers fermés avec un solde bancaire du compte en fiducie positif
  • Aucun solde bancaire au compte en fiducie et aucun état des recettes et débours soumis dans les dossiers actifs

Lois et politiques essentielles

  • Instruction no 5R5, Les fonds de l’actif et procédures bancaires
  • Paragraphes 6(2), (3) et (4), articles 25, 26, 27 et 66.26, alinéas 155g) et 14.01(1)f) de la LFI, et articles 65, 67, 101, 103, 128 et 129 des Règles

2. Gestion de l’administration des dossiers

Le BSF entreprend un examen d’un certain nombre de dossiers ou d’états définitifs des recettes et des débours. Pendant cet examen, il peut demander des documents sur toute question liée à un dossier, ou une clarification de ce dossier, y compris les questions suivantes :

  • Identification des actifs
  • Évaluation des actifs
  • Réalisation des actifs
  • Calcul et perception de revenu excédentaire
  • Honoraires et débours du syndic
  • Évaluation initiale du débiteur
  • Contenu des documents de l’actif
  • Exécution des obligations d’un débiteur et libération du débiteur
  • Litiges liés à un actif

Lois et politiques essentielles

  • Instruction no 6R3, Évaluation d’un débiteur particulier
  • Instruction no 7, Inventaire des biens d’un actif
  • Instruction no 10R, Rachat de garantie et prélèvement en vertu de l’article 147 de la LFI
  • Instruction no 11R2, Revenu excédentaire
  • Instruction no 14, Emploi de personnes liées pour effectuer du travail pour le compte de l’actif et frais imputables à l’actif
  • Instruction no 16R, Préparation du bilan statutaire
  • Instruction no 19R, Déclaration des recettes résultant de la réalisation des biens en cas d’administration sommaire
  • Instruction no 25R, Réalisation des biens de l’actif
  • Instruction no 27R, Avances de rémunération du syndic dans les faillites d’administration ordinaire
  • Circulaire no 2R2, Administration sommaire de l’actif lorsque les avoirs réalisables dépassent 15000 $
  • Paragraphes 5(2), 5(3), 5(4) et 5(5), et articles 6, 21 et 158 de la LFI

3. Dossiers âgés

Le BSF entreprend un examen et une analyse des dossiers ouverts, dont un SAI a possession, à la recherche de manquements sur le plan de dossiers âgés et y donne suite. Voici quelques critères de sélection représentatifs :

  • Dossiers d’administration sommaire/ordinaire ouverts depuis plus de trois ans
  • Dossiers de proposition ouverts depuis plus de six ans

Le BSF peut effectuer un suivi auprès du SAI afin de déterminer si celui-ci présente des préoccupations en matière de dossiers âgés. En règle générale, les suivis de dossiers âgés sont déclenchés aux seuils suivants :

  • 20 % de dossiers d’administration sommaire ouverts
  • 70 % de dossiers d’administration ordinaire ouverts
  • 5 % de dossiers de propositions en vertu de la section II ouverts
  • 30 % de dossiers de propositions en vertu de la section I ouverts

Lois et politiques essentielles

Paragraphes 34(2) et 66.12(5) de la LFI.

4. Exigences en matière de communication et de rapports

Les exigences en matière de communication et de rapports que doivent respecter les SAI servent à garantir que les débiteurs, les créanciers et le BSF sont tenus au courant et sont en mesure d’exercer leurs droits au moment voulu. Le BSF entreprend un examen des documents d’actif en vue de détecter toutes lacunes importantes et d’y donner suite. La portée de l’examen peut englober les formulaires liés au dépôt initial, le processus de libération du failli, l’exécution intégrale d’une proposition et le processus de libération du syndic.

Lois et politiques essentielles

Conformément à la LFI et aux instructions pertinentes

5. Autres exigences administratives et liées à la pratique des SAI

Outre les domaines cibles précités, le programme de surveillance du BSF se focalise également sur d’autres aspects des lois, règlements, instructions et politiques en matière d’insolvabilité qui relèvent de la compétence du mandat du BSF, y compris les pratiques opérationnelles des SAI.

Lois et politiques essentielles

Conformément à la LFI, aux instructions pertinentes, aux exposés de position du BSF et aux avis aux SAI

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